Анонимный кейс

Данные из счетов поставщиков вручную переносились из электронной почты в финансовую систему.

Среднее время ручной обработки одного счёта сократилось с 12 до 5 минут, а исключения стали собираться в отдельной очереди проверки.

Сектор: Дистрибуция и логистика
Размер компании: Средняя компания с несколькими подразделениями

Финансы и документы

Измеренные результаты

58%

Сокращение времени ручного ввода данных на документ

За 10 недель по регулярным счетам поставщиков по сравнению с прежними средними 12 минутами.

Результаты относятся к конкретному анонимному проекту и не гарантируются для других внедрений.

Основная проблема

Данные из счетов поставщиков вручную переносились из электронной почты в финансовую систему.

Исходное состояние

Команда проверяла реквизиты, суммы и строки в PDF и сканах, а затем отдельно вводила их в систему.

Реализованный подход

Приём документов, извлечение полей, проверку по бизнес-правилам и передачу подтверждённых данных объединили в один контролируемый процесс.

Внедрение и контроль

Внедрение заняло 10 недель: начали с самых частых форматов документов и создали очередь проверки для полей с низкой уверенностью распознавания.

Наблюдаемый результат

Что мы узнали

Разнообразие форматов потребовало надёжного порога уверенности и быстрой проверки человеком, а не безусловной полной автоматизации.

Как был устроен поток документов

Каждый документ сначала распознавался по типу файла и контексту поставщика. Извлечённые поля проходили проверку обязательных данных, сумм и дублей.

Собирать вложения электронной почты в единой точке приёма
Структурировать реквизиты, даты, суммы и строки документов
Направлять дубли и расхождения сумм в очередь проверки
Передавать подтверждённые данные в финансовую систему

Роль проверки человеком

Если процесс обнаруживал нечитаемое поле, новый формат, необычную сумму или несовпадение реквизитов, обработка останавливалась, а запись передавалась финансовому специалисту.

AI-агент

Агент обработки документов

Извлекает и проверяет данные из утверждённых типов документов для контролируемого человеком процесса.

Подробнее

Решение

Обработка документов в систему

Сотрудники вручную читают документы и повторно вводят данные во внутренние системы.